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Notícias - Gerenciamento de Projetos e Obras

Série PMBOK- Gestão da Comunicação do Projeto

05/06/2016

No sétimo capítulo da série sobre o PMBOK, o tema abordado é a Gestão da Comunicação do Projeto. Ela é realizada por meio de processos que asseguram que as informações, incluindo planos, relatórios, reuniões e outros, serão documentadas, distribuídas e arquivadas de modo adequado, permitindo transparência e alinhamento das expectativas. As informações relevantes devem ser distribuídas conforme seu público-alvo, considerando-se também a periodicidade desejada. Além disso, a organização, a indexação e o arquivamento dessas informações servirão para a base de dados de conhecimento da empresa.
Os Processos de Gerenciamento das Comunicações são:

  • Planejar o Gerenciamento das Comunicações – processo que determina as necessidades de informação das partes interessadas (quem precisa saber de quê?) e define os procedimentos e tecnologias de comunicação a serem utilizados no projeto (como e quando as informações são distribuídas?).

Na “Análise de requisitos das comunicações” entram:

  • Organograma do projeto e da empresa
  • Matriz RACI do projeto (relação entre papéis desempenhados e atividades e/ou artefatos a serem entregues)
  • Registro das partes interessadas
  • Necessidades de comunicações internas à empresa e externas  (mídia, fornecedores, consumidores)
  • Localização geográfica das pessoas
  • Número de canais de comunicação.

Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação:
Comunicação EFICAZ – Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos.
Comunicação EFICIENTE – Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas. Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações.

  • Gerenciar as Comunicações – processo responsável por coletar e por disponibilizar as informações aos stakeholders, realizando as atividades de comunicação previstas conforme o plano de gerenciamento das comunicações.

Exemplos de informações:

  • Status do projeto
  • Problemas Alterações na linha de base
  • Conquistas / ganhos
  • Previsões
  • Descobertas
  • Agenda de reuniões
  • Situação dos riscos

Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a execução do projeto.

  • Controlar as Comunicações – processo responsável por controlar as comunicações do projeto a partir do Plano de Gerenciamento das Comunicações, identificando a necessidade de ações preventivas, corretivas e melhorias. Trata-se de um processo que exige proatividade e atenção do gerente do projeto.

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