No último capítulo da série sobre o PMBOK, o tema abordado é a Gestão das Partes Interessadas, fundamental para o bom andamento do projeto. "As chances de sucesso de um projeto aumentam muito quando todas as partes interessadas se sentem devidamente atendidas. Quanto mais rápido é identificado o que cada uma das partes interessadas espera do projeto, melhor o atendimento das expectativas das mesmas", explica Sabrine Perez, engenheira civil da PLANSERVICE E PMP.
A gestão das partes interessadas é feita durante toda duração do projeto, conforme as equipes vão se envolvendo no trabalho, por meio de quatro processos:
1- Identificar as partes interessadas: trata-se de identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou ser impactos pelo projeto (seja por uma decisão, atividade ou resultado). Nesta etapa são analisadas e documentadas as informações relevantes quanto aos interesses, nível de engajamento, interdependências, influência e seu impacto no bom andamento do projeto.
2- Planejar o gerenciamento das partes interessadas: desenvolvem-se estratégias adequadas para engajar cada uma das partes interessadas de maneira eficaz ao longo de todo ciclo de vida do projeto, baseando-se nas suas informações levantadas na primeira etapa.
3- Gerenciar o engajamento das partes interessadas: envolve a comunicação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e expectativas, abordando as questões e incentivando o engajamento apropriado ao longo do ciclo de vida do projeto.
4- Controlar o engajamento das partes interessadas: inclui o monitoramento dos relacionamentos das partes interessadas do projeto e os ajustes das estratégias e de planos para o engajamento das partes interessadas.
Sabrine lembra que quando as partes interessadas não são gerenciadas ou o gerenciamento é mal feito, corre-se o risco de alguma das partes interessadas considerar que o projeto não foi um sucesso, por não ter suas expectativas atendidas. "Outro risco inerente a isso é a falta de engajamento, que pode prejudicar o andamento do projeto e, consequentemente, o seu resultado final", explica a engenheira.
A PLANSERVICE lida com diversos tipos de partes interessadas: o cliente; os projetistas; os executores; os consultores; os órgãos públicos que regulamentam e aprovam os projetos; os vizinhos ao local do empreendimento (caso existam); entre outros. Cada uma destas partes tem expectativas diferentes com relação ao empreendimento e demandam formas de comunicação e tomadas de decisão específicas. A PLANSERVICE identifica as partes interessadas e planeja as comunicações e tratativas de forma a atender as expectativas de todos e a engajar cada uma das partes interessadas. Ao longo do ciclo de vida do projeto, a PLANSERVICE acompanha as mudanças de expectativas e garante a continuidade do engajamento, alterando as formas de comunicação e as estratégias.