No quarto capítulo da série sobre o PMBOK, o tema abordado é a Gestão do Escopo do Projeto. Mas antes de falar sobre o gerenciamento propriamente dito, vamos explicar do que se trata o escopo. É a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto e divide-se em duas partes:
- Escopo do projeto - é o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as funcionalidades e funções especificadas.
- Escopo do produto - são as características e funções do produto, serviço ou resultado.
"O gerenciamento do escopo começa com a declaração inicial de escopo, definindo as premissas e restrições do projeto. As mudanças são documentadas através de solicitações e autorizações, podendo gerar aditivo de prazo e/ou custo. A equipe da PLANSERVICE valida com o cliente todas as alterações de escopo, premissas e restrições, garantindo a rastreabilidade do que foi acertado", explica Sabrine Pérez Arcanjo, PMP, engenheira de planejamento da PLANSERVICE.
O gerenciamento do escopo é dividido em 6 processos:
1- Planejar o gerenciamento do escopo: definição de como o escopo será documentado, controlado, validado e alterado. Neste momento são atribuídas as responsabilidades aos envolvidos e fornecidas orientações e instruções sobre como o escopo será gerenciado durante o projeto.
2- Coletar os requisitos: aqui são determinados, documentados e gerenciadas as necessidades e requisitos dos envolvidos (stakeholders) para atender aos objetivos do projeto. O principal benefício deste processo é o fornecimento da base para definição e gerenciamento do escopo do projeto, incluindo o escopo do produto.
3- Definir o escopo: desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e seu produto final, elencando todas as premissas e restrições necessárias para que o escopo do projeto seja atendido. Neste processo é definida a linha de base do escopo.
4- Criar a EAP: divisão do escopo em pacotes (entregáveis) menores que o escopo total, para facilitar a estimativa de prazo e custo, tornando os pacotes facilmente gerenciáveis. O principal benefício desse processo é o fornecimento de uma visão estruturada do que deve ser entregue.
5- Validar o escopo: formalização das entregas já concluídas do projeto e da entrega final do projeto como um todo. O principal benefício deste processo é que ele proporciona objetividade e aumenta a probabilidade da aceitação final do produto, serviço ou resultado, por meio da validação de cada entrega.
6- Controlar o escopo: monitoramento do andamento do escopo do projeto e de seu produto final ao longo do prazo, quando são gerenciadas as mudanças feitas na linha de base do escopo.
De acordo com Sabrine, quanto melhor definido o escopo, maior é a assertividade nos prazos, custos e qualidade do projeto. "Quando o projeto tem um escopo mal definido ou mal gerenciado, há risco de não cumprir o prazo, o custo ou a qualidade, o que impacta em solicitações de mudança, aditivos de prazo e/ou custo", explica a engenheira de planejamento da PLANSERVICE. "O escopo é tão importante que o PMBOK sugere o uso da declaração de escopo inicial, montada em conjunto com o cliente, visando a um completo entendimento das necessidades do projeto, suas premissas e restrições."