No sétimo capítulo da série sobre o PMBOK, o tema abordado é a Gestão da Comunicação do Projeto. Ela é realizada por meio de processos que asseguram que as informações, incluindo planos, relatórios, reuniões e outros, serão documentadas, distribuídas e arquivadas de modo adequado, permitindo transparência e alinhamento das expectativas. As informações relevantes devem ser distribuídas conforme seu público-alvo, considerando-se também a periodicidade desejada. Além disso, a organização, a indexação e o arquivamento dessas informações servirão para a base de dados de conhecimento da empresa.
Os Processos de Gerenciamento das Comunicações são:
- Planejar o Gerenciamento das Comunicações - processo que determina as necessidades de informação das partes interessadas (quem precisa saber de quê?) e define os procedimentos e tecnologias de comunicação a serem utilizados no projeto (como e quando as informações são distribuídas?).
Na "Análise de requisitos das comunicações" entram:
- Organograma do projeto e da empresa
- Matriz RACI do projeto (relação entre papéis desempenhados e atividades e/ou artefatos a serem entregues)
- Registro das partes interessadas
- Necessidades de comunicações internas à empresa e externas (mídia, fornecedores, consumidores)
- Localização geográfica das pessoas
- Número de canais de comunicação.
Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação:
Comunicação EFICAZ - Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos.
Comunicação EFICIENTE - Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas. Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações.
- Gerenciar as Comunicações - processo responsável por coletar e por disponibilizar as informações aos stakeholders, realizando as atividades de comunicação previstas conforme o plano de gerenciamento das comunicações.
Exemplos de informações:
- Status do projeto
- Problemas Alterações na linha de base
- Conquistas / ganhos
- Previsões
- Descobertas
- Agenda de reuniões
- Situação dos riscos
Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a execução do projeto.
- Controlar as Comunicações - processo responsável por controlar as comunicações do projeto a partir do Plano de Gerenciamento das Comunicações, identificando a necessidade de ações preventivas, corretivas e melhorias. Trata-se de um processo que exige proatividade e atenção do gerente do projeto.