O gerenciamento de aquisições envolve todos os processos para comprar ou adquirir os produtos e serviços necessários para o projeto de um empreendimento, incluindo gerenciamento e administração dos contratos e controle de mudanças.
O PMBoK divide o gerenciamento de aquisições em quatro etapas: planejar o gerenciamento das aquisições; conduzir as aquisições; controlar as aquisições; e encerrar as aquisições. De acordo com a Engenheira da PLANSERVICE, Sabrine Pérez, "ao planejar as aquisições para um cliente, deve-se levar em conta os ativos de processos organizacionais dele, adaptando-se aos padrões de contratação do mesmo. Durante o planejamento é definido qual tipo de contrato será mais adequado para cada serviço e cliente."
Cada etapa do gerenciamento é essencial. Na etapa de planejamento do gerenciamento das aquisições é definido quais serão os pacotes de contratação necessários, como serão conduzidas as aquisições, quais os critérios para seleção dos fornecedores e como serão tratadas as solicitações de mudança. Já na etapa de condução as aquisições, são realizadas as concorrências/tomadas de preço, além de serem elaborados contratos e definidos cronogramas detalhados para todos os serviços. Em "Controlar as aquisições" é acompanhado o desenvolvimento do escopo contratado, avaliando se está atendendo ao prazo e ao custo já definidos, além das solicitações de mudança. Esta etapa inclui as medições, emissão de notas fiscais, relatórios de desempenho e administração das reivindicações. Por fim, na última etapa "encerrar as aquisições" são encerrados os contratos. É feita uma avaliação dos fornecedores, a elaboração dos termos de aceite dos serviços e são efetuados os pagamentos finais de retenções.
Segundo a engenheira, a PLANSERVICE executa o gerenciamento de aquisições em todas as suas etapas. "Não há um único responsável, são diversos setores envolvidos nesta área de conhecimento. Os coordenadores de projeto e gerentes de obra/contratos fornecem informações para delimitar o escopo a ser contratado, prazos e meta de custos. Orçamentos realiza as concorrências/tomadas de preço com base nestas informações. A controladoria auxilia na elaboração dos contratos e acompanha as emissões de notas ficais destas medições e o encerramento do contrato. Os coordenadores de projeto e gerentes de obra acompanham o desenvolvimento dos serviços ou entrega dos produtos contratados, autorizando medições conforme o andamento", explica Sabrine.
Com um gerenciamento de aquisições bem feito é possível obter contratos bem delimitados, com escopos adequados às necessidades dos clientes, utilizando o tipo de contratação que melhor se ajuste a situação. Além disso, "com processos de contratação bem desenvolvidos garantimos ao cliente que os possíveis fornecedores atenderão o contrato, resguardando o cliente em caso de descumprimento das obrigações pelo fornecedor, e tenham pleno entendimento do escopo e prazo, o que gera propostas com custos realistas", alerta a engenheira da PLANSERVICE.
Por Tatiana Carvalho