Gerenciar projetos implica identificar problemas e encontrar soluções para resolvê-los. Neste processo, erros e acertos representam uma oportunidade de aprendizado que pode melhorar a qualidade dos processos em empreendimentos futuros e dar ainda mais respaldo às iniciativas que surtiram efeitos positivos durante o desenvolvimento e a implantação do projeto.
É por isso que, em toda obra que gerencia, a PLANSERVICE documenta as lições aprendidas. Este documento registra todo o conhecimento adquirido ao longo do projeto, mostrando os pontos positivos e negativos, construindo a base de conhecimento da empresa. É uma ferramenta crucial para melhoria contínua dos processos em cada empreendimento.
Existem cinco pontos primordiais para obter sucesso na implantação do processo de documentação das lições aprendidas:
- Conscientizar os membros da organização - é necessário quebrar o paradigma de que o registro de lições aprendidas é uma perda de tempo e demonstrar as vantagens que o compartilhamento de informação traz para a organização. Para que esse processo funcione, é muito importante motivar e envolver a todos.
- Coletar e registrar experiências - esta é uma tarefa que demanda grande esforço por parte da equipe. É essencial para que esta tarefa seja executada o uso de práticas e métodos fáceis e que sejam orientadas a documentação de itens relevantes para a organização, também é importante que esses itens sejam organizados seguindo um padrão definido.
- Analisar sucessos e fracassos - Não basta apenas registrar e catalogar as lições aprendidas, é necessário também que essas lições sejam entendidas e analisadas. Com isso, é possível entender e contextualizar esses registros de modo a adotar medidas de melhoria quando necessário.
- Disseminar o conhecimento - Não é suficiente apenas arquivar essas lições, deve-se divulgar por toda a organização. Essa divulgação deve levar em consideração o direcionamento e a priorização destas informações de acordo com os interesses de cada grupo.
- Manter atualizados os registros - É muito importante entender que o processo de registro das lições aprendidas deve ser cíclico, ou seja, deve ser constantemente atualizado.
E não adianta fazer o registro apenas no final do projeto. O ideal é registrar as lições durante todo ciclo de vida da obra, para que a passagem do tempo não leve ao esquecimento fatos importantes. Além de descrever as lições aprendidas, o ideal é categorizá-las e fornecer recomendações para os gerentes de projeto que irão utilizá-las no futuro.
Ao longo de um empreendimento, utilizam-se diversas lições aprendidas em projetos anteriores para a tomada de decisão. É importante indicar quais lições aprendidas foram usadas no projeto. Esta informação não só mostra o valor da documentação de tais lições, como também mostra que elas são aplicadas de forma consistente em projetos similares. A utilização constante de lições aprendidas gera benefícios incríveis não somente para o desenvolvimento profissional dos gestores, mas também significa economia de tempo e esforço para a organização.